Déclaration de confidentialité applicable au Régime de retraite des juges provinciaux
La Commission de retraite des juges provinciaux (CRJP) s’engage à respecter la confidentialité de vos renseignements personnels et à les protéger. La présente déclaration de confidentialité explique les pratiques actuelles de la gestion de l’information associées à l’administration du Régime de retraite des juges provinciaux (RRJP).
Les renseignements personnels désignent les renseignements enregistrés concernant une personne identifiable, y compris le nom, la date de naissance, la situation matrimoniale, l’adresse du domicile et le numéro de téléphone personnel, les montants de pension et la correspondance de nature confidentielle.
Autorité légale pour la collecte de renseignements personnels
La CRJP recueille des renseignements personnels pour l’administration appropriée du RRJP, établi dans le Règlement de l’Ontario 290/13 : Prestations de retraite et de survivant pour les juges provinciaux en vertu de la Loi de 1990 sur les tribunaux de justice.
Collecte de renseignements personnels
Les renseignements personnels utilisés par la CRJP pour administrer le régime proviennent généralement de l’une des deux sources suivantes : vous ou votre administrateur de la paie et des avantages sociaux.
- Renseignements provenant de vous. La plupart des renseignements que nous recueillons auprès de vous sont collectés à l’aide de formulaires. Au cours de votre adhésion au régime, vous devrez remplir des formulaires contenant les renseignements personnels dont nous avons besoin pour administrer le RRJP.
- Renseignements provenant de votre administrateur de la paie et des avantages sociaux. Votre administrateur de la paie et des avantages sociaux vous inscrira généralement au régime de retraite et nous fournira les renseignements dont nous avons besoin pour établir votre dossier de retraite, y compris votre nom, votre adresse, votre numéro d’assurance sociale, votre code WIN, votre date de naissance, votre sexe et la date de votre rendez-vous. Votre administrateur de la paie et des avantages sociaux fournira également régulièrement au gestionnaire du régime des renseignements sur votre salaire, vos cotisations et vos années de service. Généralement, ces renseignements sont fournis électroniquement lorsque votre administrateur de la paie et des avantages sociaux traite les renseignements concernant la paie. Toutefois, dans certaines situations, votre administrateur de la paie et des avantages sociaux utilisera des formulaires pour fournir des renseignements personnels.
Divulgation de renseignements personnels
De temps à autre, la CRJP et le gestionnaire du régime ont besoin (ou on leur demande) de partager vos renseignements avec un « tiers ».
Les tiers comprennent :
Conseillers actuariels – Les actuaires externes sont embauchés par la CRJP pour déterminer le statut de capitalisation du RRJP. Les actuaires utilisent les données personnelles des participants au régime pour évaluer la situation financière du RRJP. Nous ne fournissons aux conseillers en actuariat que la quantité minimale de renseignements nécessaires pour effectuer cette tâche.
Vérificateurs – Des vérificateurs externes et internes peuvent avoir besoin d’accéder à des renseignements personnels pour effectuer des vérifications exhaustives.
Conseillers juridiques – Des conseillers juridiques externes peuvent être engagés pour aider à résoudre diverses questions juridiques. Il peut être nécessaire de fournir à ces conseillers juridiques des renseignements personnels pour protéger vos intérêts ainsi que ceux de la CRJP et du gestionnaire du régime.
Conseiller médical – Au besoin, un conseiller médical externe sera engagé pour examiner les renseignements médicaux d’un juge afin de déterminer l’admissibilité aux prestations. Avant de divulguer des renseignements personnels à un conseiller médical, vous recevrez un formulaire expliquant les renseignements que nous devons divulguer et pourquoi, et vous demandant votre consentement explicite. Les renseignements ne seront pas divulgués tant que nous n’aurons pas reçu votre autorisation signée.
Votre administrateur de la paie et des avantages sociaux – Les renseignements devront être fournis entre la CRJP, le gestionnaire du régime et votre administrateur de la paie et des avantages sociaux, au besoin, pour administrer le RRJP et vos prestations de retraite. Les « données agrégées » peuvent également être fournies, à condition qu’elles n’identifient pas un membre spécifique du RRJP.
Institutions financières et agents de traitement des paiements – Afin de verser les paiements liés à la retraite sur votre compte désigné.
Agence du revenu du Canada (ARC) – En vertu de la loi fiscale, la CRJP est tenue de signaler certains renseignements personnels à l’ARC, comme votre facteur d’équivalence et votre numéro d’assurance sociale.
Cabinets de localisation – Si nous perdons contact avec vous, nous pouvons fournir vos renseignements à une société tierce afin qu’elle nous aide à vous localiser.
Fournisseurs de TI – La CRJP compte sur des fournisseurs de services tiers pour aider à maintenir, développer, évaluer et sécuriser nos processus, systèmes et applications commerciaux, ainsi que stocker les données et mener des activités de traitement en notre nom.
Vos renseignements personnels ne seront en aucun cas partagés avec des organismes de bienfaisance ou des groupes de marketing direct.
Accès à vos renseignements personnels
Les membres et les membres retraités peuvent demander à tout moment de consulter leur dossier client ou d’obtenir des copies de documents spécifiques de leur dossier.
Si la demande est faite par un représentant légal, nous exigeons une autorisation signée par le membre permettant au représentant légal de demander des renseignements au nom du membre.
Vous pouvez demander vos propres renseignements en communiquant avec l’un de nos associés du service à la clientèle au 416 601-4037 ou sans frais au 1 844 432-9024 (Canada et États-Unis) ou à l’adresse pjpp.inquiry@opb.ca.
Il n’y a aucuns frais pour obtenir l’accès à votre dossier client en vertu de cette procédure.
Liberté d’information
Une demande d’accès à l’information (DAI) est une demande officielle écrite d’information adressée à une organisation couverte par la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (Freedom of Information and Protection of Privacy Act, FIPPA).
En vertu de la loi FIPPA, une demande DAI doit être faite par écrit et doit fournir suffisamment de détails pour permettre au personnel d’identifier les renseignements que vous recherchez. Vous pouvez utiliser le formulaire d’accès ou de correction
(opens in a new tab) ou simplement écrire une lettre indiquant que vous demandez des renseignements en vertu de la loi FIPPA.
Les demandes doivent être accompagnées de frais de dossier de 5 $, par chèque ou mandat, à l’ordre de la Commission de retraite des juges provinciaux.
Veuillez soumettre votre demande DAI à :
Responsable de la protection de la vie privée
Commission de retraite des juges provinciaux (c/o Commission du Régime de retraite de l’Ontario)
200, rue King Ouest, suite 2200
Toronto (Ontario) M5H 3X6
Les organismes gouvernementaux qui reçoivent des demandes en vertu de la FIPPA doivent répondre dans les 30 jours suivant la réception de la demande et des frais de dossier obligatoires de 5 $, sauf si la demande nécessite des éclaircissements. Dans certaines circonstances, nous pourrions devoir prolonger cette période. Dans de tels cas, nous vous aviserons de toute prolongation de délai.
Si vous avez des questions ou des préoccupations
Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant le traitement ou l’exactitude de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec l’un de nos associés du service à la clientèle.
Vous pouvez nous joindre du lundi au vendredi de 8 h à 17 h (HNE) au 416 601-4037 ou sans frais au 1 844 432-9024 (Canada et États-Unis)
Bien que vous puissiez obtenir des réponses aux questions générales sans fournir votre numéro de client, veuillez le préparer au cas où nous aurions besoin d’accéder à vos renseignements personnels. Si vous n’êtes pas satisfait de la réponse ou si vous avez d’autres questions, vous pouvez nous écrire :
Responsable de la protection de la vie privée
Commission du Régime de retraite de l’Ontario
200, rue King Ouest, suite 2200
Toronto (Ontario) M5H 3X6
Télécopieur : 416-364-7578
Courriel : privacy@opb.ca